Aufgaben, Termine und Verantwortliche
Der Kern ist eine strukturierte Aufgabenliste. Jede Aufgabe hat Status, Verantwortliche, Termin und Fortschritt – und die Datei erkennt überfällige Punkte automatisch.
- Aufgabe, Arbeitspaket, Verantwortlicher, Termin
- Status als Auswahl und Fortschritt in Prozent
- Automatische Markierung überfälliger Aufgaben
- Budget je Arbeitspaket: Plan, Ist, Abweichung
- Dashboard mit Gesamtfortschritt und Budgetlage
Budget im Griff
Neben dem Fortschritt zählt das Geld. Die Datei stellt je Arbeitspaket Plan- und Ist-Kosten gegenüber, rechnet die Abweichung und markiert überzogene Pakete – bevor das Projekt aus dem Ruder läuft.
Überblick für die Steuerung
Das Dashboard verdichtet alles zu wenigen Kennzahlen: Gesamtfortschritt, Budgetausschöpfung, überfällige Aufgaben und überzogene Pakete – die Grundlage für jeden Projekt-Jour-fixe.
Fortschritt gegen Budgetverbrauch stellen
Die wichtigste Zahl im Projektcontrolling entsteht aus einer einzigen Division: angefallene Kosten geteilt durch den Fortschrittsgrad ergibt die erwarteten Gesamtkosten. Sind 40 Prozent der Leistung erbracht und 65 Prozent des Budgets verbraucht, läuft das Projekt aus dem Ruder – auch wenn der Termin noch hält. Diese Hochrechnung liefert ein Ergebnis lange vor dem Endtermin und ist damit die wirksamste Frühwarnung.
- Fortschritt gewichtet mit dem Planaufwand, nicht als Paketzahl
- angefallener Aufwand je Arbeitspaket
- Hochrechnung = angefallen ÷ Fortschrittsgrad
- Abweichung = Hochrechnung minus Budget
Warum Arbeitspakete gewichtet werden müssen
Sechs von zwölf Paketen fertig sind nicht 50 Prozent Fortschritt, wenn die restlichen sechs den größeren Aufwand tragen – und kleine Pakete werden fast immer zuerst abgeschlossen. Ohne Gewichtung erzeugt jede Projektampel deshalb systematisch ein zu positives Bild. Die Datei gewichtet mit dem Planaufwand und nutzt für den Fertigstellungsgrad feste Stufen als Auswahlliste statt einer freien Zahl. Das klingt nach einem Detail, verhindert aber die verlässlichste Fehlmeldung im Projektgeschäft: die 90 Prozent, die über Wochen 90 Prozent bleiben.