Drei gängige Methoden
Wählen Sie die Methode, die zu Ihrem Projekt passt – und bleiben Sie dabei.
- Nach Aufgaben: erledigte ÷ gesamte Aufgaben
- Gewichtet: Summe (Fortschritt × Aufwand) ÷ Gesamtaufwand
- Nach Meilensteinen: erreichte ÷ geplante Meilensteine
Rechenbeispiel (gewichtet)
Aufgabe A (Aufwand 10, 100 % fertig), B (Aufwand 30, 50 %), C (Aufwand 10, 0 %): (10×1 + 30×0,5 + 10×0) ÷ 50 = 25 ÷ 50 = 50 %. Die reine Aufgabenzählung (1 von 3 fertig = 33 %) unterschätzt hier den Stand.
Ehrlich bleiben
Ein Fortschritt ist nur nützlich, wenn er ehrlich ist. Der gewichtete Fortschritt nach Aufwand ist meist am aussagekräftigsten und lässt sich in Excel automatisch berechnen.
Warum die Selbsteinschätzung nicht reicht
Die häufigste Fortschrittsmessung ist die Frage „Wie weit bist du?“ – und die verlässlichste Antwort darauf ist „90 Prozent“, über Wochen hinweg. Der Grund ist kein Unwille, sondern fehlende Bezugsgröße. Belastbar wird Fortschritt erst, wenn er an etwas Messbarem hängt: an abgeschlossenen Arbeitspaketen, an geleisteten gegen geplante Stunden oder an fertiggestellten Mengen. Legen Sie die Messgröße vor Projektbeginn fest, nicht während der ersten Verzögerung.
- Fortschritt nach abgeschlossenen Arbeitspaketen (0/100-Regel)
- Fortschritt nach Stunden: geleistet ÷ geplant
- Fortschritt nach Menge: erledigte Einheiten ÷ Gesamtmenge
Gewichtung: nicht jedes Arbeitspaket zählt gleich
Sechs von zwölf Arbeitspaketen fertig heißt nicht 50 Prozent Fortschritt, wenn die verbleibenden sechs den größeren Teil des Aufwands tragen. Gewichten Sie deshalb mit dem Planaufwand: Fortschritt = Summe (Fertigstellungsgrad × Planaufwand) ÷ Gesamtplanaufwand. Erst diese Zahl ist mit dem Termin- und Kostenstand vergleichbar. Ohne Gewichtung erzeugt jede Projektampel ein zu positives Bild, weil kleine Pakete früh abgeschlossen werden.
Fortschritt gegen Kosten: der eigentliche Test
Interessant ist nicht der Fortschritt allein, sondern sein Verhältnis zum Verbrauch. Sind 40 Prozent der Leistung erbracht und 65 Prozent des Budgets verbraucht, läuft das Projekt aus dem Ruder – auch wenn der Termin noch hält. Die Hochrechnung folgt direkt daraus: erwartete Gesamtkosten = angefallene Kosten ÷ Fortschrittsgrad. Diese eine Division ist die wirksamste Frühwarnung im Projektcontrolling, weil sie lange vor dem Endtermin ein Ergebnis liefert.
- Fortschrittsgrad und Budgetverbrauch immer gemeinsam betrachten
- Erwartete Gesamtkosten = angefallene Kosten ÷ Fortschrittsgrad
- Abweichung = erwartete Gesamtkosten − Budget
Beispielrechnung
Ein Projekt hat 1.200 Planstunden über acht Arbeitspakete. Fertig sind Pakete mit zusammen 430 Planstunden, ein weiteres mit 180 Planstunden ist halb fertig. Gewichteter Fortschritt: (430 + 90) ÷ 1.200 = 43 Prozent. Angefallen sind bisher 640 Stunden. Hochrechnung: 640 ÷ 0,43 = 1.488 Stunden – also 288 Stunden über Plan, rund 24 Prozent. Die Selbsteinschätzung des Teams lag bei „gut die Hälfte“; die gewichtete Rechnung zeigt sowohl den geringeren Fortschritt als auch die Kostenüberschreitung.
- Gewichteter Fortschritt: 43 %
- Angefallen: 640 von 1.200 Stunden (53 %)
- Hochrechnung: 1.488 Stunden, 24 % über Plan
Typische Fehler
Diese Punkte erklären, warum Projekte oft erst kurz vor dem Termin als kritisch erkannt werden.
- Fortschritt nur nach Selbsteinschätzung erfassen
- Arbeitspakete ungewichtet zählen
- Fortschritt ohne Kostenverbrauch betrachten
- Teilfertigstellungen frei schätzen statt mit fester Regel (0/50/100)
- Nicht geplante Nacharbeit als Fortschritt verbuchen
In Excel umsetzen
Je Arbeitspaket eine Zeile mit Planaufwand, Fertigstellungsgrad und angefallenem Aufwand als Eingabe; gewichteter Fortschritt, Kostenabweichung und Hochrechnung als Formelspalten. Der Fertigstellungsgrad sollte eine Auswahlliste sein (0, 50, 100 Prozent), keine freie Zahl – das verhindert die 90-Prozent-Falle. Darüber eine Übersicht mit Gesamtfortschritt, Budgetverbrauch und Hochrechnung sowie einer Ampel auf der Abweichung.
- Fertigstellungsgrad als Dropdown mit festen Stufen
- Gewichteter Fortschritt und Hochrechnung als Formeln
- Übersicht mit Fortschritt gegen Budgetverbrauch
- Ampel bei Hochrechnung über Budget