Netto- und Bruttopersonalbedarf
Die Rechnung hat zwei Stufen. Der Nettopersonalbedarf ist die reine Arbeitsmenge geteilt durch die Sollarbeitszeit einer Person – er beschreibt, wie viele Menschen jeden Tag anwesend sein müssten. Der Bruttopersonalbedarf berücksichtigt zusätzlich, dass niemand immer da ist: Urlaub, Krankheit, Fortbildung. Nur der Bruttobedarf ist die Zahl, mit der Sie einstellen oder planen. Der Nettobedarf ist eine Zwischengröße, kein Ergebnis.
- Nettopersonalbedarf = Arbeitsvolumen ÷ Sollarbeitszeit je Person
- Bruttopersonalbedarf = Nettobedarf ÷ (1 − Ausfallquote)
- Nur der Bruttobedarf ist entscheidungsreif
Arbeitsvolumen bestimmen
Alles hängt an einer belastbaren Arbeitsmenge. Es gibt zwei Wege dorthin. Mengenbezogen: Stückzahl × Bearbeitungszeit je Stück, geeignet für Fertigung, Kommissionierung oder Sachbearbeitung mit klaren Fällen. Besetzungsbezogen: benötigte Personen je Schicht × Schichten × Stunden, geeignet für Pflege, Service, Pforte oder Anlagenbedienung, wo eine Position besetzt sein muss, unabhängig von der Menge. Mischen Sie die beiden Wege nicht innerhalb einer Abteilung – rechnen Sie getrennt und addieren erst am Ende.
Sollarbeitszeit korrekt ansetzen
Die Sollarbeitszeit ist die vertragliche Zeit ohne jeden Abzug. Bei 40 Wochenstunden sind das rund 173 Stunden im Monat (40 × 52 ÷ 12) oder 2.080 Stunden im Jahr. Rechnen Sie nicht mit 160 Stunden „für einen glatten Monat“ – über zwölf Monate summiert sich der Unterschied auf mehr als eine halbe Stelle je zehn Mitarbeitende. Teilzeitkräfte rechnen Sie in Vollzeitäquivalente um: eine 20-Stunden-Kraft ist bei 40-Stunden-Vollzeit genau 0,5 VZÄ.
Ausfallzeiten: die entscheidende Größe
Die Ausfallquote ist der Posten, an dem die meisten Rechnungen scheitern. Sie fasst alle bezahlten Abwesenheiten zusammen und liegt in Deutschland typischerweise zwischen 15 und 22 Prozent. Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein, sobald Sie sie haben – die Spanne zwischen Büro und Schichtbetrieb ist groß. Wichtig ist die Rechenrichtung: Sie teilen den Nettobedarf durch die Anwesenheitsquote, Sie schlagen nicht die Ausfallquote auf. Bei 20 Prozent Ausfall braucht es nicht 20, sondern 25 Prozent mehr Personal.
- Urlaub: 30 Tage entsprechen rund 11,5 % der Arbeitstage
- Krankheit: Erfahrungswert, häufig 4–7 %
- Fortbildung, Betriebsversammlungen, Freistellungen: 1–3 %
- Summe als Ausfallquote, typisch 15–22 %
Schichtbesetzung und Schichtfaktor
Muss eine Position rund um die Uhr besetzt sein, hilft die reine Stundenrechnung nicht weiter – dann brauchen Sie den Schichtfaktor. Er sagt, wie viele Personen es für EINEN durchgehend besetzten Arbeitsplatz braucht. Für einen Dreischichtbetrieb an sieben Tagen: 168 Wochenstunden ÷ 40 Sollstunden = 4,2 Personen, nach Ausfallzeiten rund 5,3. Der oft genannte Wert „5 Personen je Vollkonti-Arbeitsplatz“ ist genau diese Rechnung. Für Zweischicht an fünf Tagen liegt der Faktor bei rund 2,5 statt 2.
Vollständige Beispielrechnung
Eine Sachbearbeitung erhält 12.000 Vorgänge im Jahr, je Vorgang 35 Minuten. Arbeitsvolumen: 12.000 × 0,583 Stunden = 7.000 Stunden. Sollarbeitszeit 2.080 Stunden je Person und Jahr. Nettopersonalbedarf: 7.000 ÷ 2.080 = 3,37 VZÄ. Bei 19 Prozent Ausfallquote beträgt die Anwesenheitsquote 81 Prozent. Bruttopersonalbedarf: 3,37 ÷ 0,81 = 4,16 VZÄ. Aufgerundet brauchen Sie also gut vier Vollzeitstellen – nicht 3,4, wie die einfache Division nahelegt. Der Unterschied ist eine dreiviertel Stelle.
- Arbeitsvolumen: 7.000 Stunden im Jahr
- Nettobedarf: 3,37 VZÄ
- Anwesenheitsquote: 81 %
- Bruttobedarf: 4,16 VZÄ – rund 4,2 Vollzeitstellen
Über- und Unterdeckung sichtbar machen
Der Bedarf allein ist nur die Hälfte. Interessant wird es im Vergleich mit dem Ist-Bestand: Deckungslücke = Bruttobedarf − vorhandene VZÄ. Rechnen Sie das je Abteilung und je Monat, nicht als Jahressumme – saisonale Spitzen verschwinden im Jahresmittel vollständig. Eine Abteilung, die im Jahresschnitt genau passend besetzt ist, kann im Sommer 30 Prozent unterdeckt und im Winter 30 Prozent überdeckt sein. Sichtbar wird das nur in der Monatsbetrachtung.
Typische Fehler
Die Fehler wiederholen sich in fast jedem Betrieb – und alle wirken in dieselbe Richtung: Sie lassen den Bedarf zu niedrig erscheinen.
- Nur den Nettobedarf rechnen und die Ausfallzeiten weglassen
- Die Ausfallquote aufschlagen statt durch die Anwesenheitsquote zu teilen
- Mit 160 statt 173 Monatsstunden rechnen
- Teilzeit in Köpfen statt in Vollzeitäquivalenten zählen
- Bei besetzungspflichtigen Arbeitsplätzen ohne Schichtfaktor rechnen
- Nur im Jahresmittel planen und Saisonspitzen übersehen
- Einarbeitungszeiten neuer Mitarbeitender als volle Kapazität ansetzen
In Excel umsetzen
Als Tabelle wird die Rechnung nachvollziehbar und wiederverwendbar: je Abteilung oder Qualifikation eine Zeile mit Arbeitsvolumen und Ist-Besetzung, daneben Netto- und Bruttobedarf sowie die Deckungslücke als berechnete Spalten. Sollarbeitszeit, Ausfallquote und Schichtfaktor gehören auf ein Annahmen-Blatt. Dann sehen Sie mit einer einzigen Änderung, was eine um zwei Punkte höhere Krankenquote für Ihre Planung bedeutet – und die Personalkosten fallen aus den Stunden nebenbei mit ab.
- Annahmen-Blatt für Sollarbeitszeit, Ausfallquote und Schichtfaktor
- Netto, Brutto und Deckungslücke als Formelspalten
- Je Monat eine Spalte, um Saisonspitzen sichtbar zu halten
- Ampel bei Unterdeckung