Das Grundgerüst
Die Struktur ist in jeder Liquiditätsplanung dieselbe und wird je Monat fortgeschrieben: Anfangsbestand plus Einzahlungen minus Auszahlungen ergibt den Endbestand. Der Endbestand eines Monats ist der Anfangsbestand des nächsten – nur diese Verkettung macht aus einer Aufstellung eine Planung. Ohne sie sehen Sie zwar den Saldo je Monat, aber nicht, ob der kumulierte Verlauf ins Minus läuft.
- Anfangsbestand: Kontostand plus Kasse zu Monatsbeginn
- Einzahlungen: alles, was tatsächlich eingeht
- Auszahlungen: alles, was tatsächlich abgeht
- Endbestand = Anfangsbestand + Einzahlungen − Auszahlungen
- Endbestand wird zum Anfangsbestand des Folgemonats
Zahlungszeitpunkt statt Rechnungsdatum
Das ist der Kern und gleichzeitig der häufigste Fehler. Eine im März geschriebene Rechnung mit 30 Tagen Zahlungsziel wird im April liquiditätswirksam – und bei einem Kunden, der erfahrungsgemäß spät zahlt, im Mai. Planen Sie Einzahlungen also nach erwartetem Zahlungseingang, nicht nach Rechnungsdatum. Wer Umsätze in den Monat der Leistung einträgt, plant eine Liquidität, die es zu diesem Zeitpunkt nicht gibt. Bei durchschnittlich 45 Tagen Zahlungseingang liegt der Geldeingang typischerweise eineinhalb Monate hinter dem Umsatz.
Welche Auszahlungen gehören dazu
Die Auszahlungsseite wird gern zu kurz gehalten, weil man an die großen Blöcke denkt und die verlässlich wiederkehrenden Kleinbeträge vergisst. Erfassen Sie mindestens die folgenden Positionen. Wichtig sind besonders die Posten mit unregelmäßiger Fälligkeit – Steuervorauszahlungen, Versicherungsjahresprämien, Boni –, denn genau die erzeugen die Monate, in denen es knapp wird.
- Personal: Löhne, Sozialabgaben, Lohnsteuer – oft zu unterschiedlichen Terminen
- Material und Waren, nach Zahlungsziel der Lieferanten
- Miete, Leasing, Versicherungen, Energie
- Umsatzsteuer-Vorauszahlung und Steuervorauszahlungen
- Zins und Tilgung von Darlehen
- Investitionen und einmalige Anschaffungen
- Boni, Urlaubs- und Weihnachtsgeld in den betreffenden Monaten
Umsatzsteuer ist durchlaufend, aber zeitversetzt
Die Umsatzsteuer verzerrt jede Liquiditätsplanung, in der sie fehlt. Sie vereinnahmen Bruttobeträge, führen aber nur die Differenz aus Umsatzsteuer und Vorsteuer ab – und zwar erst am 10. des Folgemonats, bei Dauerfristverlängerung sogar einen Monat später. Rechnen Sie deshalb konsequent mit Bruttobeträgen bei Ein- und Auszahlungen und führen Sie die Umsatzsteuer-Zahlung als eigene Auszahlungszeile im richtigen Monat. Netto zu planen und die Steuer weglassen ist bequem, unterschätzt aber die Schwankung des Kontostands erheblich.
Mindestbestand und Kreditlinie
Ein Endbestand über Null ist noch keine Sicherheit. Definieren Sie einen Mindestbestand – eine Reserve für Unvorhergesehenes, häufig ein bis zwei Monatsausgaben. Die eigentliche Warnung ist nicht „unter Null“, sondern „unter Mindestbestand“, denn dann haben Sie noch Zeit zu handeln. Haben Sie einen Kontokorrentkredit, führen Sie ihn als eigene Zeile: verfügbare Linie, genutzt, freier Rahmen. Sonst sieht ein negativer Endbestand dramatischer aus als er ist – oder ein positiver harmloser, obwohl die Linie schon ausgeschöpft ist.
Beispielrechnung über drei Monate
Anfangsbestand Januar 25.000 Euro. Januar: Einzahlungen 78.000 (Umsätze aus November und Dezember), Auszahlungen 71.000 – Endbestand 32.000. Februar: Einzahlungen 64.000, Auszahlungen 88.000, weil Umsatzsteuer-Vorauszahlung und eine Versicherungsjahresprämie zusammenfallen – Endbestand 8.000. März: Einzahlungen 81.000, Auszahlungen 74.000 – Endbestand 15.000. Bei einem Mindestbestand von 20.000 Euro sind Februar UND März kritisch, obwohl beide Monate für sich betrachtet positiv aussehen. Genau das zeigt nur die verkettete Planung.
- Januar: 25.000 + 78.000 − 71.000 = 32.000
- Februar: 32.000 + 64.000 − 88.000 = 8.000 → unter Mindestbestand
- März: 8.000 + 81.000 − 74.000 = 15.000 → weiterhin unter Mindestbestand
Planungshorizont und Szenarien
Für die operative Steuerung genügen 13 Wochen in Wochenscheiben – so eng, dass Sie einzelne Zahlungstermine sehen. Für die Jahresplanung nehmen Sie 12 bis 18 Monate in Monatsscheiben. Rechnen Sie zusätzlich einen pessimistischen Fall: Zahlungseingänge 30 Tage später, Umsatz 15 Prozent niedriger. Diese eine Nebenrechnung beantwortet die Frage, die im Zweifelsfall zählt – wie lange halten Sie durch, wenn es schlechter läuft als geplant?
Typische Fehler
Alle diese Fehler haben dieselbe Wirkung: die Planung sieht besser aus als die Realität.
- Umsätze nach Rechnungsdatum statt nach Zahlungseingang planen
- Zahlungsverzug der Kunden nicht berücksichtigen
- Umsatzsteuer weglassen oder netto planen
- Endbestand nicht als Anfangsbestand des Folgemonats fortschreiben
- Unregelmäßige Zahlungen wie Steuervorauszahlungen und Boni vergessen
- Nur auf Null statt auf einen Mindestbestand achten
- Kreditlinie nicht getrennt ausweisen
In Excel umsetzen
Als Tabelle bleibt die Planung dauerhaft nutzbar: Zeilen für die Positionen, Spalten für die Monate, darunter die Summenzeilen und die Verkettung der Bestände. Zahlungsziele, Ausfallquote und Mindestbestand gehören auf ein Annahmen-Blatt – so lässt sich ein Szenario mit einer einzigen Zahl umschalten. Eine Ampel auf dem Endbestand gegen den Mindestbestand zeigt kritische Monate sofort, und ein Liniendiagramm über den Verlauf macht den Trend sichtbar, bevor er zum Problem wird.
- Monate als Spalten, Positionen als Zeilen
- Anfangsbestand des Folgemonats per Formel aus dem Endbestand
- Annahmen-Blatt für Zahlungsziel, Mindestbestand, Szenario-Faktoren
- Ampel: Endbestand unter Mindestbestand und unter Null